L’emailing avant séjour est le pendant amont du workflow post-séjour. Bien conçue, la séquence pré-arrivée rassure le campeur qui a réservé, augmente le panier moyen via l’upsell d’activités, prépare un check-in fluide et pose les bases de la fidélisation dès avant l’arrivée. Ce guide livre la séquence complète en 4 emails.
Pourquoi la séquence avant séjour change la donne
Un campeur qui a réservé en janvier pour un séjour en juillet vit 6 mois d’attente. Sans nouvelle du camping, cette attente peut tourner à l’inquiétude : le camping est-il toujours bien noté, y aura-t-il un souci avec ma réservation, comment se passe le check-in exactement ? Une séquence d’emailing bien pensée transforme cette attente en anticipation positive et prépare le terrain d’un séjour réussi.
Trois bénéfices concrets : réduction du taux d’annulation (10-20 % en moins), augmentation du panier moyen via l’upsell d’activités (+5 à +12 %), check-in plus fluide (moins de questions, moins de temps à l’accueil).
La séquence complète en 4 emails
Email 1 : la confirmation immédiate après réservation
Envoyé automatiquement à J+0 (dans les minutes suivant la réservation). Objectif : rassurer, poser le décor.
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Demander une démo gratuite →- Sujet : « Votre réservation au camping [Nom] est confirmée »
- Contenu : récapitulatif de la réservation (dates, hébergement, coordonnées, total), coordonnées du camping (téléphone, email), quelques informations pratiques (heure de check-in, accès), une phrase chaleureuse (« Toute l’équipe se réjouit de vous accueillir »).
- Astuce : intégrer un lien clair pour ajouter la réservation au calendrier du campeur (Google Calendar, iCal).
- Taux d’ouverture attendu : 65-80 %.
Email 2 : le mail « à J-30 » qui prépare le séjour
Envoyé un mois avant l’arrivée. Objectif : rappeler la réservation, upsell activités et services, faire vivre la marque.
- Sujet : « Votre séjour au camping [Nom] approche : les activités à réserver »
- Contenu : « Plus qu’un mois avant votre séjour », rappel de la réservation, mise en avant de 3-5 activités disponibles (location vélos, canoë, cours de yoga, soirée à thème, panier petit-déjeuner), lien direct vers une page de réservation d’options.
- Astuce : segmenter selon le profil (famille avec enfants → animations enfants ; couple → soirées adultes ; sportifs → activités vélo et randonnée).
- Taux d’ouverture attendu : 45-55 %.
- Taux d’upsell attendu : 5-12 % des campeurs sollicités ajoutent au moins une activité.
Email 3 : le check-in facilité à J-7
Envoyé une semaine avant l’arrivée. Objectif : faciliter la logistique de check-in, réduire les questions à l’accueil.
- Sujet : « Préparez votre arrivée au camping [Nom] la semaine prochaine »
- Contenu : itinéraire précis (adresse GPS, particularités d’accès), horaires de check-in, papiers à avoir avec soi (pièce d’identité, carte de caution), procédure de pré-check-in en ligne si vous l’avez mis en place, météo prévue (via widget), rappel des activités déjà réservées.
- Astuce : proposer un lien de pré-check-in en ligne où le campeur remplit ses coordonnées et signe les CGV en amont. Gain de temps énorme à l’accueil, particulièrement en haute saison.
- Taux d’ouverture attendu : 55-65 %.
Email 4 : le mail « la veille » pour la touche finale
Envoyé la veille de l’arrivée. Objectif : dernière information utile, ton chaleureux.
- Sujet : « Rendez-vous demain au camping [Nom] »
- Contenu : petit mot chaleureux (« L’équipe vous attend »), rappel de l’adresse et du numéro d’accueil, dernières infos pratiques (parking d’attente, horaires de check-in, code d’accès si nécessaire pour les arrivées tardives), lien vers une page « Tout savoir avant d’arriver ».
- Astuce : envoyer ce mail à 18h la veille (moment où le campeur pense à sa valise).
- Taux d’ouverture attendu : 60-75 %.
Personnalisation : segmenter la séquence pré-arrivée
Une séquence identique pour tous les campeurs perd 20-30 % de son efficacité. La segmentation minimale :
- Segment famille avec enfants : mettre en avant les animations enfants, la pataugeoire, la halte-jeux.
- Segment couple sans enfants : soirées, bar-restaurant, activités nature calmes.
- Segment fidèle : ton plus familier (« Ravis de vous revoir »), rappel de leur dernier séjour.
- Segment clientèle étrangère (Pays-Bas, Allemagne, Belgique) : email traduit dans la langue du campeur si possible.
La segmentation se fait dans le CRM du logiciel camping (voir notre guide des logiciels camping).
Mesurer le ROI de la séquence pré-arrivée
Trois indicateurs à suivre :
- Réduction du taux d’annulation : mesurer le taux d’annulation avant et après mise en place de la séquence. Gain typique : -10 à -20 % d’annulations.
- Upsell d’activités : nombre d’activités réservées via le mail J-30. Cible : 5-12 % des campeurs sollicités ajoutent au moins une activité.
- Temps moyen au check-in : mesurer le temps moyen entre arrivée à l’accueil et remise des clés, avant et après mise en place du pré-check-in en ligne. Gain typique : 30-50 % de temps gagné.
Erreurs classiques à éviter
Ne pas envoyer d’emails entre la réservation et l’arrivée. Le campeur oublie, se démobilise, peut annuler. La séquence structure la relation.
Envoyer trop d’emails. Une séquence de 8-10 emails avant arrivée noie le campeur. 4 mails bien placés valent mieux que 10 mails moyens.
Uniformiser la séquence pour tous les campeurs. La segmentation minimale (famille vs couple, français vs étranger) triple l’efficacité.
Négliger le rendu mobile. 70-80 % des ouvertures se font sur mobile. Un email mal responsive fait perdre 40-50 % de l’impact.
Confondre pré-arrivée et post-séjour. La séquence pré-arrivée prépare le séjour. Voir notre article dédié emailing après séjour camping pour la séquence de fidélisation post-séjour.
Aimer Camper et la séquence pré-arrivée
La séquence pré-arrivée est un levier opérationnel qui reste sous votre responsabilité (contenu, envoi, personnalisation). Notre rôle chez Aimer Camper est de capter les premiers séjours en direct via nos portails thématiques, pour que votre séquence pré-arrivée s’adresse à des campeurs venus en direct plutôt qu’à des campeurs venus via Booking (dont l’email personnel n’est pas transmis).
Voir réservations directes camping et fidéliser un client camping pour l’ensemble de la démarche. Notre méthode d’accompagnement détaille la mise en œuvre.
Questions frequentes
Combien d’emails envoyer avant un séjour camping ?
4 emails bien placés : confirmation à J+0, préparation à J-30, check-in facilité à J-7, dernière info à J-1. Au-delà, on noie le campeur.
Doit-on envoyer un email à toutes les nationalités ?
Idéalement dans la langue du campeur. En français pour la clientèle française, traduit pour Pays-Bas / Allemagne / Belgique. Un traducteur professionnel coûte peu et évite les fautes qui abîment la marque.
Quel outil pour l’emailing pré-arrivée camping ?
Le CRM du logiciel camping suffit dans 90 % des cas. Un outil externe (Brevo, Mailjet, Mailchimp) est utile pour les gros groupes multi-sites.
Le pré-check-in en ligne réduit-il vraiment le temps d’accueil ?
Oui. Un pré-check-in bien conçu (coordonnées, signature CGV, empreinte CB pour caution) réduit de 30-50 % le temps d’accueil physique, ce qui améliore l’expérience client en haute saison.
Quels sont les taux d’upsell attendus sur le mail J-30 ?
5-12 % des campeurs sollicités ajoutent au moins une activité. Sur 300 séjours annuels avec panier upsell moyen de 60 €, cela représente 1 000-2 200 € de CA additionnel.